ĐỂ LÀM ĐƯỢC NGHỀ KẾ TOÁN CHÚNG TA CẦN PHẢI CÓ NHỮNG GÌ?

Đây là bài viết cho buổi giao lưu định hướng nghề nghiệp cho sinh viên, kính mời các quý vị tham khảo.

Theo kinh nghiệm làm Dịch vụ Kế toán và Tư vấn cho doanh nghiệp nhỏ và vừa hơn chục năm qua, tôi nhận thấy kế toán viên đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp rất ít. Trong 10 doanh nghiệp thì chỉ có 2-3 đơn vị để nhân viên kế toán tự chủ động trong công việc. Số còn lại, chủ doanh nghiệp hoặc là can thiệp vào công việc của kế toán viên, hoặc tỏ ý không vừa lòng, thậm chí nghi ngờ chất lượng công việc của kế toán. Các biểu hiện rõ rệt nhất là:

Chủ doanh nghiệp trực tiếp điều hành công việc bộ phận kế toán hàng ngày;
Chủ doanh nghiệp tự đi tham khảo công việc kế toán của doanh nghiệp khác và sau đó yêu cầu kế toán viên của mình làm theo;
Chủ doanh nghiệp sử dụng các ý kiến của cá nhân công chức ngành Thuế làm “kim chỉ nam” cho công việc của bộ phận kế toán;
Chủ doanh nghiệp sử dụng kế toán viên vào các công việc khác (kể cả các công việc cá nhân của mình);
Chủ doanh nghiệp đánh giá hiệu suất làm việc của kế toán viên thông qua chỉ tiêu số lượng (viết được bao nhiêu Phiếu Thu – Phiếu Chi hàng ngày…) 🙁

Chính vì vậy, kế toán thường không được trả lương ở mức khá so với các bộ phận khác.

Và cũng chính vì vậy, các kế toán viên (thường là các bạn mới ra trường) càng ngày càng cảm thấy mất tự tin vào bản thân mình, sinh ra chán nản, không muốn cống hiến hết mình cho doanh nghiệp. Có trường hợp thậm chí muốn bỏ nghề mà mình và cả gia đình đã đầu tư bao tiền của và công sức mới có được.

Ngược lại, doanh nghiệp cũng phải chịu tổn thất vì có bạn kế toán nói lời chia tay khi gần đến kỳ kiểm tra, thanh tra thuế hoặc quyết toán cuối năm, để lại một đống công việc ngổn ngang không đầu không cuối.

Nguyên nhân dẫn tới tình trạng này thì nhiều lắm, và cũng đã từng được phân tích nhiều. Nhưng hôm nay tôi chỉ muốn nhấn mạnh vào 1 điều:

ĐỂ ĐƯỢC LÀM NGHỀ – CHÚNG TA CẦN CÓ GÌ?

Theo các phân tích ở trên, chắc các bạn cũng dễ dàng rút ra kết luận rằng: “Cần có sự tự tin và chủ động”. Điều này là đúng! Nhưng cần phải làm gì để có sự tự tin đây? Học tập, trau dồi kỹ năng và kinh nghiệm. Điều này cũng đúng nốt, nhưng mơ hồ quá! Biển học vấn quá rộng, khó có thể “biết tuốt”. Vậy phải học cái gì và như thế nào. Chúng ta cùng xem xét nhé!

1. CẦN NẮM CHẮC CÁC KIẾN THỨC CƠ BẢN:

Chế độ kế toán vốn được xây dựng trên cơ sở chuẩn mực kế toán. Cần phải nắm chắc các chuẩn mực và các nguyên tắc kế toán thay vì chỉ chạy theo các quy định cụ thể có sự thay đổi liên tục!

Thống kê qua các lớp đào tạo thực hành của tôi, đến 80% người được hỏi không nhớ là có sự tồn tại của 7 nguyên tắc kế toán trên đời này. Thậm chí với các kế toán đã có kinh nghiệm làm việc, cũng chưa biết vận dụng đúng đắn. Việc sắp xếp và đóng gói chứng từ theo ngày tháng, theo phiếu Thu – Chi… là một minh chứng cho việc chưa hiểu nguyên tắc “Phù hợp” và “Cơ sở dồn tích”.

Nhiều bạn hôm nay hỏi “Cách tính nguyên giá tài sản cố định thế nào?” mai lại hỏi “Tính giá nhập kho hàng hóa như thế nào?”… Nếu nhớ và biết vận dụng nguyên tắc “Giá gốc” thì bạn ấy đã không phải hỏi lặt vặt thế.

Ví dụ một sai sót phổ biến khác: ghi nhận chi phí Tài chính – Lãi vay phải trả (ngân hàng) theo Giấy báo Nợ, tức là ghi nhận chi phí khi trả tiền (mà lẽ ra phải ghi nhận khi phát sinh định kỳ theo hợp đồng). Điều này đã vi phạm nguyên tắc “Cơ sở dồn tích” gây thiệt hại cho doanh nghiệp (ghi nhận thiếu chi phí tài chính kỳ phát sinh lãi vay phải trả).

Mời các bạn tham khảo ví dụ về sử dụng nguyên tắc kế toán trong Phụ lục 01 đính kèm bài viết này.

Với văn bản pháp quy cũng vậy, nếu thuộc hết được các văn bản là điều quá tốt, nhưng sự thực là ít người có được khả năng như vậy. Giải pháp ở đây là gì? Chúng ta chỉ cần nắm kết cấu của văn bản, nắm nội dung cơ bản và sẽ tra cứu khi cần. Mạng internet sẽ giúp ta tìm kiếm nhanh và chính xác. Điều này giúp giảm đáng kể thời gian học “lan man” và tập trung vào những điều cần thiết khác.

Chưa nắm chắc các lý thuyết cơ bản thì việc trở thành 1 kế toán viên tự tin trong công việc sẽ rất xa vời.

2. BIẾT ĐẦU TƯ KINH PHÍ CHO VIỆC CẬP NHẬT KIẾN THỨC ĐỊNH KỲ:

Trong quá trình làm việc, có nhiều câu hỏi, vướng mắc phát sinh. Sẽ có hai con đường để bạn lựa chọn:

Với con đường thứ nhất: Mang câu hỏi của mình “rong ruổi” trên các diễn đàn chờ ai đó trả lời cho mình.

Đây là điều thường thấy trên các diễn đàn “bình dân”. Trong nhiều trường hợp bạn sẽ không nhận được câu trả lời. Có câu trả lời rồi cũng không rõ nó có đúng hay sai? Tệ hại hơn, đó là nhận được câu trả lời sai mà không biết. Và thế là lại tiếp tục “rong ruổi”. Thật là lãng phí thời gian và cơ hội!

Với con đường thứ 2: Tự mình tìm câu trả lời thông qua các Hội nghề nghiệp hoặc các Nhà Tư vấn chính thống.

Hãy tham gia các Hội nghề nghiệp được thành lập hợp pháp và chính thống. Nơi đây có những nhà tư vấn tâm huyết và có trình độ thực sự. Nếu bạn thiết tha, họ cũng sẽ không tiếc công chia sẻ với bạn. Tôi xin lưu ý vấn đề “Chính thống”. Điều này đặc biệt quan trọng vì nghề tư vấn đòi hỏi ĐẠO ĐỨC NGHỀ NGHIỆP rất cao. Với các hội nghề nghiệp chính thống, đạo đức nghề nghiệp sẽ được đảm bảo vì có cơ chế kiểm soát bài bản, thường xuyên.

Sự tư vấn bây giờ thường diễn ra trên mạng. Tôi cũng xin lưu ý các bạn vấn đề ứng xử. Theo dõi trên facebook, cá biệt có hiện tượng, sau khi nhận được câu trả lời, người hỏi lập tức biến mất không để lại 1 cái like hoặc “còm” cảm ơn nào, thật đáng buồn! Người trả lời sẽ thấy cụt hứng và động lực cũng sẽ mất dần.

Mời các bạn tham khảo việc tư vấn trên trang web của Hội Kế toán viên hành nghề Việt Nam (VICA) trong Phụ lục 01 đính kèm bài viết này.

Nếu có thể, thời gian 1-2 năm đầu – khi bước chân vào nghề, hãy chấp nhận đầu tư học phí để có được cái mình còn thiếu. Đó có thể là sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp có tính phí. Tốt nhất là sử dụng gói dịch vụ tư vấn theo tháng hoặc năm. Theo tôi được biết các hình thức này không đắt, chỉ khoảng xấp xỉ 70-80.000,đ/ tháng. Với dịch vụ có trả phí, người tư vấn cũng sẽ có trách nhiệm hơn với câu trả lời của mình.

Mời các bạn tham khảo việc Sử dụng các trang cung cấp văn bản pháp luật trong Phụ lục 01 đính kèm bài viết này.

Các trang cung cấp văn bản pháp luật cũng vậy. Các văn bản được tra cứu rất thuận tiện, các sửa đổi bổ xung được trình bày rõ ràng. Quan trọng hơn tất cả, bạn sẽ nhận được các văn bản chính thống, nguyên bản, không bị sửa chữa do vô tình hoặc cố ý.

3. TÌM HIỂU SÂU SẮC DOANH NGHIỆP HOẶC NGÀNH NGHỀ MÌNH ĐANG PHỤC VỤ:

Lúc còn đi học, các bạn đều được học cách hạch toán Hàng hóa, Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ và Tài sản cố định. Khi đi làm, việc hạch toán kế toán không khác so với lúc học, nhưng việc nhận biết được đâu là Hàng hóa, vật liệu, công cụ, tài sản lại là một việc rất khó khăn.

Mời các bạn tham khảo ví dụ về phân loại tài sản trong Phụ lục 01 đính kèm bài viết này.

Như các bạn thấy, cùng là một tài sản, nhưng nó sẽ là cái gì phụ thuộc vào mục đích sử dụng và có nguồn gốc từ ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Việc hiểu biết về doanh nghiệp, hiểu biết về công nghệ, quy trình sản xuất của doanh nghiệp giúp kế toán quản lý hiệu quả tài sản của công ty.

Ví dụ, doanh nghiệp mua bộ giàn karaoke để làm gì? Nếu là công ty kinh doanh hàng điện máy thì “chắc là mua để bán”. Còn nếu doanh nghiệp làm nhà hàng thì “chắc là kinh doanh karaoke”.

Hoặc ô tô dùng cho Giám đốc chạy bằng dầu DO (động cơ Diesel) mà Giám đốc hoàn chứng từ mua xăng có được không?

Những kiến thức này các bạn cần phải “học” từ trước khi làm đơn xin tuyển dụng vào doanh nghiệp.

Một chia sẻ nữa. Theo bạn công việc đầu tiên khi bước chân vào chỗ làm mới là gì? Hãy mở quyển hóa đơn đầu ra ra, xem họ đã và đang bán cái gì. Từ đó có thể sẽ suy đoán được các loại chi phí của doanh nghiệp. Mọi chi phí của doanh nghiệp sẽ xoay quanh các khoản thu nhập này. Tiếp đó hãy “chắp tay sau lưng” và đi thăm quan toàn bộ doanh nghiệp theo trình tự sản xuất sản phẩm để xem nó vận hành ra sao. Tiêu hao chi phí có đúng như mình suy đoán hay không?

Sau khi khảo sát sơ bộ như vậy, hãy nói chuyện (phỏng vấn) những người có liên quan để có cơ hội hiểu rõ hơn nữa đặc tính của từng công đoạn sản xuất. Theo kinh nghiệm của tôi, thực hiện điều này là khá dễ dàng. Đại diện của bộ phận cũng rất muốn chia sẻ với Phòng Kế toán.

4. HÃY BIẾT CÁCH THỂ HIỆN KẾT QUẢ CÔNG VIỆC VỚI NHỮNG BÊN LIÊN QUAN:

Kế toán là một công việc đặc thù, với những cách tiếp cận riêng. Bộ phận kế toán hay va đập với những bộ phận khác và các cá nhân khác trong doanh nghiệp, nhiều khi tưởng chừng như xung đột tới nơi. Chính vì vậy, cần tìm cách tiếp cận và giải quyết vấn đề sao cho dễ hiểu, dễ dẫn tới sự đồng thuận. Để làm như vậy, doanh nghiệp cần có hệ thống Quy chế, Quy định, hệ thống chứng từ mẫu, báo cáo mẫu. Kế toán căn cứ vào đó để làm “đúng quy trình” 😀 Báo cáo nộp đầy đủ theo quy định, sẽ dễ đạt được danh hiệu “hoàn thành nhiệm vụ”. Bạn còn mong gì hơn nữa?!

Nhưng có được hệ thống này quả là quá khó so với trình độ và kinh nghiệm của các bạn mới đi làm. Trong trường hợp này, ít nhất các bạn cũng cần phải biết cách đề xuất với Ban Giám đốc về sự cần thiết của nó. Trường hợp thuận lợi, sếp đồng ý cho thiết lập; đến lúc đó nếu “không làm được thì thuê”.

Nếu sếp không đồng ý thuê thì hãy tự làm thôi. Hãy tìm kiếm các biểu mẫu trong chế độ kế toán hoặc trên mạng, tự hoàn thiện nó ở mức độ đơn giản nhất có thể và trình Ban Giám đốc ban hành. Tóm lại, nếu làm việc khi chưa có hệ thống Quy chế và Quy định thì bạn rất dễ rơi vào tình huống luôn luôn không hoàn thành nhiệm vụ.

Hiện nay, hầu hết công việc được thực hiện trên máy tính. Công việc nhanh hay chậm, kết quả đúng hay sai nhiều khi không phải do TRÌNH ĐỘ CHUYÊN MÔN KẾ TOÁN giỏi hay kém mà là do có SỬ DỤNG THÀNH THẠO MÁY TÍNH hay không?

Các kỹ xảo trình bày đặc biệt trên word hay excel mà người ta hay dạy ở các Trung tâm Tin học hầu như không giúp ích nhiều khi đi làm. Việc sử dụng phím tắt (short cut) không được dạy kỹ càng cho học viên. Thói quen chủ yếu là sử dụng chuột khi làm việc trên máy tính làm giảm tốc độ làm việc ghê gớm. Các bạn nên nhớ, bộ office 2010 mặc dù có giao diện khác 2003 nhưng phím tắt không thay đổi. Trong khi các bạn dò dẫm tìm chỗ click chuột thì đồng nghiệp của mình, chỉ nhấn phím tắt 1 cái đã xong rồi.

Một vấn đề nữa làm chậm tốc độ làm việc, đó là không biết định dạng văn bản, nhất là với excel. Việc in bảng tính là một cực hình với nhiều người khi không biết làm sao dồn dữ liệu vào 1 trang giấy 😀

Việc không biết tạo ra kho văn bản mẫu (template) cũng là một yếu kém thường gặp. Thay vì lấy văn bản mẫu ra sửa, phần lớn các văn bản được soạn mới từ đầu 🙁 Thật là lãng phí thời gian.

5. HÃY BIẾT LƯU GIỮ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC CỦA MÌNH:

Hầu như ở mọi doanh nghiệp tôi đến tư vấn, kế toán không biết sao lưu dữ liệu của phần mềm HTKK (Phần mềm kê khai thuế). Vì vậy, kế toán cứ phải “ngồi đúng cái máy đó mới kê khai được thuế” và máy bị hỏng đồng nghĩa với việc mất hết dữ liệu. Các bạn hãy đừng tự coi rẻ công sức của chính mình. Dữ liệu vừa là công sức, vừa là tài sản của chúng ta, hãy biết lưu trữ và lấy ra sử dụng khi cần.

Phần mềm đám mây như Google Drive, Dropbox, One Drive, Sugarsync… hiện đã trở nên phổ biến. Nhưng nhiều bạn chỉ biết sử dụng trên smart phone (vì nó có sẵn) và dùng để lưu ảnh, video… chưa hề biết sử dụng trên máy tính cho công việc. Khái niệm Văn phòng di động – Làm việc mọi nơi vẫn khá xa vời với các bạn này. Thật là đáng tiếc phải không?

6. HÃY TRÂN TRỌNG TÀI SẢN CỦA CÔNG TY:

Cái kẹp, ghim, tập giấy note là những tài sản rất nhỏ, vật tư tiêu hao không đáng đồng tiền. Thấy nó rớt, hãy cúi xuống nhặt lên để tái sử dụng. Nếu sếp biết, bạn sẽ được sếp trân trọng.

Ở các công ty lớn, có người chuyên nghiệp vệ sinh văn phòng, bảo dưỡng máy móc định kỳ. Nhưng bạn hãy cố gắng tự tay làm những điều đó. Nó làm cho bạn tích lũy được kinh nghiệm và sẽ có ích sau này.

Biết sử dụng máy móc văn phòng, biết sửa chữa các hỏng hóc nhỏ là một lợi thế không nhỏ trong quá trình trở thành một nhà tư vấn chuyên nghiệp. Thay vì ngồi chơi chờ thợ đến sửa, bạn có thể tự làm. Hãy tìm hiểu dần, có những hư hỏng rất dễ sửa.

7. HÃY CHUYÊN NGHIỆP Ở MỌI NƠI:

Kế toán vốn là một nghề tự thân nó đã mang tính tư vấn. Muốn tư vấn được cho người khác thì ngoài kỹ năng chuyên môn tiềm ẩn, chúng ta phải biết cách thể hiện một cách chuyên nghiệp. Thần thái, lời nói và ứng xử của bản thân là các yếu tố quan trọng trong quá trình thể hiện của mỗi cá nhân. Các ứng xử này không phải tự nhiên mà có được, nó hình thành và được trui rèn qua cuộc sống hàng ngày, không chỉ bó hẹp trong nghề kế toán và bốn bức tường của văn phòng làm việc.

Phần đông người Việt Nam còn thiếu một số kỹ năng sống ở đô thị. Các bạn kế toán muốn đạt “chuẩn” trong con mắt của người khác, chúng ta cần nhanh chóng thay đổi, thoát khỏi cái “phần đông” kia.

Ví dụ rất thiết thực hay gặp ở Văn phòng – Khi đi cầu thang bộ: Hãy đi thành một hàng dọc, không được dàn hàng 2, hàng 3 trên cầu thang tránh gây ảnh hưởng tới người cùng chiều muốn vượt lên trên hoặc người đi ngược lại. Còn khi sử dụng thang máy, hãy chừa lối đi cho người từ trong ra trước rồi mới bắt đầu bước vào.

Hãy dọn vệ sinh máy móc và chỗ làm việc bất cứ khi nào có thể. Theo phong thủy, thần tài không bao giờ lui tới chỗ bừa và bẩn đâu bạn nhé 😀

CHÚC CÁC BẠN THÀNH CÔNG TRÊN CON ĐƯỜNG MÌNH ĐÃ CHỌN!

Nguyễn Ngọc Quang

Chủ tịch Công ty TNHH Tư vấn QMC

Ủy viên BCH Hội Kế toán Hành nghề Việt Nam (VICA)

PHỤ LỤC SỐ 01

MỘT SỐ VÍ DỤ MINH HỌA

VỀ SỬ DỤNG NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN:

Ngày 02/1/2013 Công ty Toàn Cầu vay ngân hàng NVB số tiền 10 tỷ đồng trong thời hạn 5 năm. Giả sử trả hết nợ gốc vào ngày đáo hạn;
Theo hợp đồng Công ty Toàn Cầu phải trả lãi vay hàng tháng với lãi suất 1% tính trên số dư nợ gốc thực tế tại ngày cuối hàng tháng. Tại ngày này, ngân hàng NVB sẽ lập Bảng tính lãi của tháng và gửi cho Công ty Toàn Cầu.
Sau 5 ngày nếu hai bên không có ý kiến gì khác về Bảng tính lãi thì ngân hàng NVB sẽ thu tiền lãi vay từ tài khoản tiền gửi của Toàn Cầu tại Ngân hàng.
Chi phí lãi vay nêu trên đủ điều kiện ghi nhận vào chi phí tài chính trong kỳ (TK Chi phí tài chính).

Chúng ta có Bảng tính lãi tại tháng 12/2013 và và việc thu lãi vay diễn ra như sau:

Tiếp đó, ngày 05/01/2014, ngân hàng NVB đã thu số tiền lãi 100 triệu đồng từ tài khoản tiền gửi của Công ty Toàn Cầu. Kế toán Toàn Cầu đã nhận được Giấy báo Nợ vào ngày 10/01/2014.

Câu hỏi: Như vậy, số tiền lãi 100 triệu đồng được ghi vào TK Chi phí tài chính vào thời điểm nào?